5 způsobů, jak organizovat vaše PDF dokumenty

Proč záleží na organizaci PDF?

Freelance designér má 47 projektových PDF v jedné složce. Účetní žongluje s 200+ fakturami za čtvrtletí. Student sbírá výzkumné práce a zadání napříč více předměty. Bez systému trvá nalezení správného souboru déle než samotný úkol.

Těchto pět technik řeší nejčastější problémy s organizací PDF. Každá zabere méně než minutu.

1. Sloučte související soubory do jednoho dokumentu

Rozptýlené soubory, které patří k sobě, vytvářejí zmatek. Žádost o práci rozdělená na zivotopis.pdf, motivacni_dopis.pdf a reference.pdf se stává třemi věcmi k sledování a posílání.

Použijte nástroj Sloučit PDF k jejich kombinaci do jednoho souboru. Přetáhněte soubory do správného pořadí a sloučte. Realitní makléř balící smlouvy a inspekční zprávy do jednoho klientského balíku ušetří čas při každé transakci.

2. Rozdělte velké dokumenty na zaměřené části

150stránková příručka zaměstnance obsahuje IT pravidla na stranách 45-60. Nikdo nepotřebuje celý soubor k ověření pravidel o Wi-Fi hesle. Nástrojem Rozdělit PDF extrahujte jen relevantní stránky.

Funguje to výborně pro výroční zprávy (rozdělení podle oddělení), učebnice (rozdělení podle kapitol) a zápisy z porad (rozdělení podle data).

3. Opravte orientaci stránek

Naskenované dokumenty jsou největší problém - tabulky na šířku zaseknuté v režimu na výšku, stránky vzhůru nohama ze špatně nastaveného podavače skeneru. Nástroj Otočit PDF opraví jednotlivé stránky nebo celé dokumenty jedním kliknutím. Opravte orientaci před sloučením nebo sdílením.

4. Přidejte čísla stránek

Po sloučení souborů z více zdrojů původní čísla stránek už nesedí. Nástroj Číslování stránek aplikuje konzistentní číslování napříč celým dokumentem. Vyberte si pozici, formát (1, 2, 3 nebo i, ii, iii) a počáteční číslo. Nezbytné pro právní podání a jakýkoliv dokument, o kterém lidé diskutují podle čísla stránky.

5. Vyčistěte metadata dokumentu

Metadata PDF - název, autor, předmět, klíčová slova - určují, jak se soubory zobrazují ve výsledcích hledání a správcích souborů. Soubor s názvem "Dokument1" a autorem "Uživatel" je později nemožné najít.

Nástrojem Upravit metadata nastavte jasný název, správného autora a relevantní klíčová slova. Před externím sdílením odstraňte interní metadata jako jméno původního autora nebo historii revizí.

Kombinace nástrojů podle scénáře

Jaké je nejlepší pořadí pro aplikaci PDF nástrojů?

Pořadí, ve kterém nástroje aplikujete, je důležité. Pro nejlepší výsledky dodržujte tyto postupy:

• Nejprve otočte, pak slučujte - Opravte orientaci před kombinací, abyste nehledali otočené stránky ve větším dokumentu
• Rozdělte před sdílením - Extrahujte jen stránky, které příjemce potřebuje
• Slučujte před kompresí - Jedna komprese sloučeného souboru odstraní duplicity mezi soubory lépe než komprese každého souboru zvlášť
• Čísla stránek přidávejte nakonec - Vždy číslujte stránky až po dokončení sloučení a rozdělení
• Metadata upravujte na závěr - Finální název a autora nastavte až po všech ostatních změnách

Kontrolní seznam organizace

1. Všechny související soubory sloučeny do jednoho dokumentu
2. Nepotřebné stránky odstraněny rozdělením
3. Každá stránka ve správné orientaci
4. Aplikováno konzistentní číslování stránek
5. Metadata aktualizována s jasným názvem a autorem
6. Citlivá metadata odstraněna před externím sdílením
7. Soubor komprimován, pokud přesahuje 10 MB

Každý zde uvedený nástroj běží ve vašem prohlížeči. Bez nahrávání, bez registrace. Vaše dokumenty zůstávají na vašem zařízení od začátku do konce.