PDF-Sicherheit: So schützen Sie Ihre Dokumente mit einem Passwort

Was sind die zwei Arten von PDF-Passwörtern?

PDF-Dateien unterstützen zwei verschiedene Passworttypen. Ein Benutzerpasswort (Öffnen-Passwort) verhindert, dass jemand die Datei überhaupt öffnen kann. Ohne dieses Passwort bleibt der Inhalt vollständig verschlüsselt und unlesbar. Ein Eigentümerpasswort (Berechtigungspasswort) lässt Menschen die Datei anzeigen, schränkt aber bestimmte Aktionen wie Drucken, Kopieren von Text oder Bearbeiten ein.

Sie können beide auf dieselbe Datei anwenden. Ein Personalmanager könnte Gehaltsunterlagen mit einem Benutzerpasswort und ein Unternehmenshandbuch mit einem Eigentümerpasswort versehen, um das Drucken zu blockieren.

Verschlüsselungsstufen: AES-128 vs. AES-256

Der Verschlüsselungsalgorithmus bestimmt, wie schwer Ihr Passwort zu knacken ist. AES-256 hat 2^128-mal mehr mögliche Schlüssel als AES-128 - ein Unterschied, der so groß ist, dass er praktisch unendlich ist. Hier ist, was jede Stufe bietet:

AES-256 ist der aktuelle Standard, der von Banken und Behörden verwendet wird. Wählen Sie AES-128 nur, wenn Sie Kompatibilität mit PDF-Readern vor 2010 benötigen.

Welche Berechtigungen können Sie mit einem Eigentümerpasswort steuern?

Eigentümerpasswörter ermöglichen es Ihnen, genau einzustellen, was Empfänger mit Ihrer Datei tun können:

• Drucken - vollständig blockieren oder nur Ausgabe mit geringer Auflösung erlauben
• Inhalt kopieren - Text- und Bildextraktion über die Zwischenablage verhindern
• Bearbeiten - Seiten einfügen, löschen oder drehen unterbinden
• Formulare ausfüllen - Formularfelder nach dem Ausfüllen sperren
• Kommentieren - Anmerkungen und Markierungswerkzeuge deaktivieren

Eine Anwaltskanzlei, die einen Vertrag zur Überprüfung sendet, kann Kommentieren erlauben, aber Bearbeiten und Drucken blockieren. Ein Lehrer, der eine Prüfungs-PDF teilt, kann alles außer dem Anzeigen blockieren.

So schützen Sie Ihr PDF in 4 Schritten

1. Öffnen Sie das PDF schützen-Werkzeug und legen Sie Ihre Datei hinein
2. Legen Sie ein Benutzerpasswort, ein Eigentümerpasswort oder beides fest
3. Wählen Sie, welche Berechtigungen eingeschränkt werden sollen
4. Laden Sie Ihr verschlüsseltes PDF herunter

Der gesamte Prozess läuft in Ihrem Browser. Ihre Datei und Ihr Passwort berühren niemals einen Server.

Wann welche Verschlüsselungsstufe verwenden

• AES-256: Steuererklärungen, Krankenakten, unterzeichnete Verträge, HR-Dokumente, alles mit persönlichen oder finanziellen Daten
• AES-128: Interne Vermerke, Besprechungsnotizen, Berichtsentwürfe, die innerhalb eines vertrauenswürdigen Teams geteilt werden
• Nur Eigentümerpasswort (kein Benutzerpasswort): Marketing-PDFs, öffentliche Berichte, Schulungsmaterialien, die Sie ansehbar, aber nicht bearbeitbar haben möchten

Was macht ein starkes PDF-Passwort aus?

• Verwenden Sie mindestens 12 Zeichen - kombinieren Sie Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Symbole
• Vermeiden Sie Namen, Geburtstage und Wörter aus dem Wörterbuch vollständig
• Generieren Sie Passwörter mit einem Manager wie Bitwarden oder 1Password
• Verwenden Sie ein PDF-Passwort niemals für mehrere Dateien wieder
• Teilen Sie Passwörter über einen separaten Kanal mit - nicht in derselben E-Mail wie das PDF

OpenPDFTools vs. Cloud-Schutzwerkzeuge

Die meisten Cloud-Werkzeuge bitten Sie, vertrauliche Dateien hochzuladen und Ihr Passwort auf deren Server einzugeben - das Gegenteil von Sicherheit. OpenPDFTools verschlüsselt alles auf Ihrem Gerät.

Über Passwörter hinaus

Müssen Sie den Schutz von einer Datei entfernen, die Ihnen gehört? Das PDF entsperren-Werkzeug entfernt Einschränkungen, wenn Sie das richtige Passwort eingeben. Dies hilft beim Aktualisieren von Berechtigungen oder bei der Wiederverwendung von Inhalten aus älteren Dateien.

Fügen Sie für eine zusätzliche Sicherheitsebene vor dem Teilen ein Wasserzeichen „Vertraulich“ hinzu. Sichtbare Wasserzeichen schrecken von unbefugter Verbreitung ab, und einzigartige Wasserzeichen pro Empfänger helfen, die Quelle zu verfolgen, wenn ein Dokument durchsickert.