5 τρόποι για να οργανώσετε τα έγγραφά σας PDF

Γιατί έχει σημασία η οργάνωση PDF;

Ένας ανεξάρτητος σχεδιαστής έχει 47 αρχεία PDF έργου σε έναν φάκελο. Ένας λογιστής κάνει ταχυδακτυλουργικά 200+ τιμολόγια ανά τρίμηνο. Ένας μαθητής συλλέγει ερευνητικές εργασίες και εργασίες σε πολλά μαθήματα. Χωρίς σύστημα, η εύρεση του σωστού αρχείου διαρκεί περισσότερο από την πραγματική εργασία.

Αυτές οι πέντε τεχνικές επιλύουν τα πιο συνηθισμένα προβλήματα οργάνωσης PDF. Κάθε ένα διαρκεί λιγότερο από ένα λεπτό.

1. Συγχώνευση σχετικών αρχείων σε ένα έγγραφο

Τα διάσπαρτα αρχεία που ανήκουν μεταξύ τους δημιουργούν σύγχυση. Μια αίτηση εργασίας χωρισμένη σε resume.pdf, cover_letter.pdf και references.pdf γίνεται τρία πράγματα για παρακολούθηση και αποστολή.

Χρησιμοποιήστε τοΣυγχώνευση PDFεργαλείο για να τα συνδυάσετε σε ένα ενιαίο αρχείο. Σύρετε τα αρχεία με τη σωστή σειρά και συγχώνευση. Ένας κτηματομεσίτης ομαδοποιεί συμβάσεις και αναφορές επιθεώρησης σε ένα πακέτο πελάτη εξοικονομεί χρόνο σε κάθε συναλλαγή.

2. Χωρίστε τα μεγάλα έγγραφα σε εστιασμένα τμήματα

Ένα εγχειρίδιο εργαζομένων 150 σελίδων περιέχει πολιτικές πληροφορικής στις σελίδες 45-60. Κανείς δεν χρειάζεται το πλήρες αρχείο για να ελέγξει την πολιτική κωδικού πρόσβασης Wi-Fi. ΧρήσηΔιαχωρισμός PDFγια να εξαγάγετε μόνο τις σχετικές σελίδες.

Αυτό λειτουργεί καλά για ετήσιες εκθέσεις (διαχωρισμός ανά τμήμα), σχολικά βιβλία (διαχωρισμένα ανά κεφάλαιο) και πρακτικά συνεδριάσεων (διαχωρισμένα κατά ημερομηνία).

3. Διορθώστε τον προσανατολισμό της σελίδας

Τα σαρωμένα έγγραφα είναι οι μεγαλύτεροι παραβάτες - οριζόντιοι πίνακες κολλημένοι σε κατακόρυφη λειτουργία, ανάποδες σελίδες από μια κακώς ευθυγραμμισμένη ροή σαρωτή. ΟΠεριστροφή PDFΤο εργαλείο διορθώνει μεμονωμένες σελίδες ή ολόκληρα έγγραφα με ένα κλικ. Διορθώστε τον προσανατολισμό πριν από τη συγχώνευση ή την κοινή χρήση.

4. Προσθήκη αριθμών σελίδων

Μετά τη συγχώνευση αρχείων από πολλές πηγές, οι αρχικοί αριθμοί σελίδων δεν ταιριάζουν πλέον. ΟΠροσθήκη αριθμών σελίδωνΤο εργαλείο εφαρμόζει συνεπή αρίθμηση σε ολόκληρο το έγγραφο. Επιλέξτε τη θέση, τη μορφή (1, 2, 3 ή i, ii, iii) και τον αρχικό αριθμό. Σημαντικό για νομικές καταθέσεις και οποιοδήποτε έγγραφο συζητούν οι άνθρωποι με αναφορά σελίδας.

5. Εκκαθάριση Μεταδεδομένων Εγγράφου

Μεταδεδομένα PDF - τίτλος, συγγραφέας, θέμα, λέξεις-κλειδιά - ελέγχει τον τρόπο εμφάνισης των αρχείων στα αποτελέσματα αναζήτησης και στους διαχειριστές αρχείων. Ένα αρχείο με τίτλο "Document1" με συγγραφέα "User" είναι αδύνατο να βρεθεί αργότερα.

ΧρήσηΕπεξεργασία Μεταδεδομένωνγια να ορίσετε έναν σαφή τίτλο, σωστό συγγραφέα και σχετικές λέξεις-κλειδιά. Πριν από την εξωτερική κοινή χρήση, καταργήστε τα εσωτερικά μεταδεδομένα, όπως το όνομα του αρχικού συγγραφέα ή το ιστορικό αναθεωρήσεων.

Συνδυασμοί εργαλείων κατά σενάριο

Ποια είναι η καλύτερη παραγγελία για την εφαρμογή εργαλείων PDF;

Η σειρά που εφαρμόζετε τα εργαλεία έχει σημασία. Ακολουθήστε αυτές τις ακολουθίες για καλύτερα αποτελέσματα:

• Πρώτη περιστροφή, δεύτερη συγχώνευση- Διορθώστε τον προσανατολισμό πριν από το συνδυασμό, ώστε να μην αναζητάτε περιστρεφόμενες σελίδες σε μεγαλύτερο έγγραφο
• Διαχωρίστε πριν από την κοινή χρήση- Εξαγάγετε μόνο τις σελίδες που χρειάζεται ο παραλήπτης
• Συγχώνευση πριν από τη συμπίεση- Ένα πέρασμα συμπίεσης σε ένα συγχωνευμένο αρχείο αφαιρεί τα διπλότυπα μεταξύ αρχείων καλύτερα από τη συμπίεση κάθε αρχείου ξεχωριστά
• Προσθέστε τελευταίους αριθμούς σελίδων- Αριθμήστε πάντα τις σελίδες μετά την ολοκλήρωση της συγχώνευσης και του διαχωρισμού
• Επεξεργαστείτε τα μεταδεδομένα στο τέλος- Ορίστε τον τελικό τίτλο και τον συγγραφέα αφού γίνουν όλες οι άλλες αλλαγές

Λίστα ελέγχου οργάνωσης

1. Όλα τα σχετικά αρχεία συγχωνεύτηκαν σε ένα έγγραφο
2. Οι περιττές σελίδες αφαιρέθηκαν μέσω διαχωρισμού
3. Κάθε σελίδα σε σωστό προσανατολισμό
4. Εφαρμόστηκε συνεπής αρίθμηση σελίδων
5. Τα μεταδεδομένα ενημερώθηκαν με σαφή τίτλο και συγγραφέα
6. Τα ευαίσθητα μεταδεδομένα καταργήθηκαν πριν από την εξωτερική κοινή χρήση
7. Το αρχείο είναι συμπιεσμένο εάν είναι πάνω από 10 MB

Κάθε εργαλείο που παρατίθεται εδώ εκτελείται στο πρόγραμμα περιήγησής σας. Χωρίς μεταφορτώσεις, χωρίς εγγραφές. Τα έγγραφά σας παραμένουν στη συσκευή σας από την αρχή μέχρι το τέλος.