Cómo rellenar un formulario PDF sin imprimirlo

¿Por qué algunos formularios PDF no se pueden rellenar?

No todos los formularios PDF son interactivos. Algunos son planos — simplemente una imagen de un formulario sin campos en los que pueda hacer clic y escribir. Las oficinas gubernamentales, los centros educativos y los empleadores distribuyen PDF planos constantemente porque el archivo fue escaneado desde papel o exportado sin campos de formulario.

Los PDF interactivos tienen cuadros de texto, casillas de verificación y menús desplegables integrados. Cualquier visor de PDF puede gestionar estos. Los PDF planos tienen el mismo aspecto pero no tienen nada en lo que hacer clic. Necesita una herramienta que coloque texto sobre el documento.

En cualquier caso, puede rellenar ambos tipos en su ordenador o teléfono sin imprimir nada.

Cómo rellenar un formulario PDF en línea en 3 pasos

El enfoque más rápido para un PDF plano: use una herramienta PDF basada en el navegador. Sin instalación, sin cuenta. Así es como funciona:

1. Abra la herramienta — vaya a la herramienta Firmar PDF en OpenPDFTools. Arrastre su archivo a la página o haga clic para subir.
2. Añada texto donde lo necesite — haga clic en cualquier parte del formulario y escriba. Mueva y redimensione los cuadros de texto para que coincidan con los campos del formulario. Puede añadir marcas de verificación, fechas o una firma en la misma sesión.
3. Descargue el formulario rellenado — guarde el PDF completado en su dispositivo. Obtendrá una nueva copia con sus entradas incorporadas. El original permanece intacto.

Un formulario típico de una página tarda unos 2 minutos. Con una herramienta basada en el navegador, su archivo nunca abandona su dispositivo — el procesamiento se ejecuta íntegramente en la memoria de su navegador.

Cómo rellenar formularios PDF en iPhone, Android, Windows y Mac

• iPhone o iPad — abra el PDF en la aplicación Archivos, toque el icono de marcado (punta de bolígrafo), luego toque + para añadir texto. Esto funciona para PDF planos. Los formularios interactivos se rellenan automáticamente en la mayoría de los visores de PDF.
• Android — Google Drive abre y rellena formularios PDF interactivos. Para PDF planos, abra una herramienta basada en el navegador como OpenPDFTools directamente en su teléfono.
• Windows — Microsoft Edge tiene un visor de PDF integrado que gestiona formularios interactivos. Para PDF planos, haga clic en ’Añadir texto’ en Edge y escriba directamente en el formulario.
• Mac — Vista Previa rellena formularios interactivos de forma nativa. Para formularios planos, use la barra de herramientas de marcado: abra el PDF, haga clic en el icono de marcado, seleccione Texto y coloque cuadros de texto donde sea necesario.

Herramientas basadas en navegador vs. herramientas en la nube vs. software de escritorio

Consejos para rellenar formularios PDF sin problemas

• Compruebe primero si el formulario es interactivo — haga clic en un campo. Si aparece un cursor, el formulario tiene campos integrados y puede escribir directamente sin herramientas adicionales.
• Ajuste el tamaño de la fuente — la mayoría de los formularios gubernamentales y oficiales utilizan texto de 10-12 puntos. Mantener sus entradas a un tamaño similar hace que el formulario rellenado tenga un aspecto coherente.
• Guarde una copia en blanco — conserve el formulario vacío original para poder empezar de nuevo o rellenarlo para otra persona más adelante.
• Revise cada página antes de descargar — los campos omitidos en formularios de varias páginas son la razón más común por la que las solicitudes son devueltas.

No necesita Adobe Acrobat para rellenar un formulario PDF. Todos los principales sistemas operativos incluyen ahora herramientas básicas para rellenar formularios, y los editores gratuitos basados en el navegador se encargan del resto — incluidos los formularios planos que su visor integrado no puede gestionar.