PDF-i saatmine e-postiga peaks olema lihtne – manustage fail, vajutage saada. Kuid siis näete kardetud veateadet: "Manus on liiga suur." Gmail piirab manuseid 25 MB-ni, Outlook 20 MB-ni ning paljud ettevõtte e-posti süsteemid lubavad veelgi vähem. Kui töötate skannitud dokumentide, esitluste või piltidega arvetega, jõuate selle piirini regulaarselt.
Siin on 5 tõestatud viisi oma PDF-i vähendamiseks, et see sobiks igasse postkasti – ilma tasulise tarkvarata, ilma installimiseta.
Miks on PDF-failid nii suured?
PDF-id võivad suureneda mitmel põhjusel. Levinumad süüdlased on manustatud kõrge eraldusvõimega pildid, graafilise disainitarkvara kihid, manustatud fondid või skannitud lehed, mis on salvestatud komprimeerimata piltidena. Üks skannitud leht võib kaaluda 5-10 MB, mis tähendab, et 10-leheline skannimine võib kergesti ulatuda 50-100 MB-ni.
5 viisi PDF-i vähendamiseks e-posti jaoks
- Komprimeerige PDF veebis: Kiireim lahendus. Kasutage meie Komprimeerige PDF tööriista – laadige oma fail üles, valige komprimeerimise tase ja laadige tulemus alla. Keskmine komprimimine säästab tavaliselt 50-70% faili suurusest ilma nähtava kvaliteedikaotseta.
- Jagage PDF väiksemateks osadeks: Kui fail on pärast komprimeerimist ikka liiga suur, jagage see väiksemateks tükkideks Jagage PDF abil. Saatke iga osa eraldi manusena või eraldi e-kirjades.
- Eemaldage mittevajalikud lehed: Võib-olla ei pea te kogu dokumenti saatma. Kasutage tööriista Jagage PDF, et ekstraktida ainult lehed, mida adressaat tegelikult vajab.
- Optimeerige skannitud lehed: Kui skannite dokumendi piltidena ja ühendate need seejärel PDF-iks, on saadud fail ebavajalikult suur. Muutke kõigepealt piltide suurust, seejärel monteerige need uuesti JPG to PDF tööriista abil.
- Kasutage selle asemel pilvesalvestust: Kui ükski komprimimine ei ole piisav (nt 200 MB esitluste puhul), laadige fail Google Drive’i, Dropboxi või OneDrive’i ja saatke ainult link.
E-posti manuse piirangud teenusepakkuja järgi
| E-posti teenusepakkuja | Maksimaalne manuse suurus |
|---|---|
| Gmail | 25 MB |
| Outlook / Hotmail | 20 MB |
| Yahoo Mail | 25 MB |
| iCloud Mail | 20 MB |
| Ettevõtte serverid | 5-15 MB (varieerub) |
Millist komprimeerimise taset peaksite kasutama?
See sõltub sellest, mida teie PDF sisaldab:
- Tekstidokumendid (lepingud, arved): Madal komprimimine on piisav. Faili suurus väheneb 20-40%.
- Piltidega dokumendid (esitlused, brošüürid): Keskmine komprimimine on ideaalne. Säästate 50-70% ilma nähtava erinevuseta.
- Skannitud lehed: Maksimaalne komprimimine – sageli 70-90%.
Levinud vead, mida vältida
- PDF ZIP-iga pakkimine: ZIP-komprimimine töötab PDF-ide puhul vaevalt (3-5% säästmine).
- Ekraanipiltide tegemine: Tulemus on loetamatu ja otsitamatu.
- Korduvad salvestamise tsüklid: Mõnes redaktoris lisab see iga korraga sisemisi kihte.
90% juhtudest piisab ühest kiirast komprimeerimisest. Ilma tasuliste tööriistadeta, ilma installimiseta – avage tööriist oma brauseris, laadige oma fail üles ja mõne sekundi pärast on teil tulemus, mis sobib igasse postkasti.