ઇમેઇલ દ્વારા PDF મોકલવું સરળ હોવું જોઈએ – ફાઇલ જોડો, મોકલો. પરંતુ તમે ત્યારે એક ભયાવહ error દેખો છો: "Attachment too large." Gmail 25 MB પર attachments ને મર્યાદિત કરે છે, Outlook 20 MB પર, અને ઘણી corporate email systems તો અધુરી રીતે પણ ઓછું આપે છે. જો તમે સ્કેન કરેલ દસ્તાવેજો, presentations, અથવા invoices સાથે કામ કરો છો જેમાં ચિત્રો હોય, તો તમે આ મર્યાદા નિયમિત રીતે અનુભવો છો.
આમ છે 5 સાબિત રીતો તમારી PDF ને કોઈ પણ inbox માં ફિટ કરવા માટે ઘટાડવા માટે – કોઈ પણ ચૂકવણી વાળું software નથી, કોઈ installation જરૂર નથી.
PDF ફાઇલો કેમ આટલી મોટી છે?
PDF અનેક કારણોસર સાઇઝમાં વધુ બની શકે છે. સૌથી સામાન્ય કારણો embedded high-resolution images, graphic design software માંથી layers, embedded fonts, અથવા scanned pages જે uncompressed images તરીકે સંરક્ષિત છે. એક scanned page 5-10 MB વજનમાં હોઈ શકે છે, જેનો અર્થ 10-page scan સહેલાઈથી 50-100 MB સુધી પહોંચી શકે છે.
ઇમેઇલ માટે PDF ઘટાડવાની 5 રીતો
- PDF ને ઑનલાઇન compress કરો: સૌથી ઝડપી ઉપાય. આપણી Compress PDF tool નો ઉપયોગ કરો – તમારી ફાઇલ અપલોડ કરો, compression level પસંદ કરો, અને પરિણામ ડાઉનલોડ કરો. Medium compression સામાન્ય રીતે 50-70% ફાઇલ સાઇઝમાં બચત કરે છે કોઈ દૃશ્યમાન ગુણવત્તા નુકસાન વિના.
- PDF ને નાના ભાગોમાં વિભાજિત કરો: જો compression પછી પણ ફાઇલ ખૂબ મોટી હોય, તો તેને નાના ટુકડાઓમાં તોડો Split PDF સાથે. પ્રત્યેક ભાગ અલગ attachment તરીકે અથવા અલગ emails માં મોકલો.
- અનावશ્યક પૃષ્ઠો દૂર કરો: તમને સંપૂર્ણ દસ્તાવેજ મોકલવાની જરૂર નહોતી શકે. Split PDF tool નો ઉપયોગ કરીને માત્ર તે પૃષ્ઠો સરવાળો કે જે recipient ને ખરેખર જરૂર છે.
- Scanned પૃષ્ઠોને optimize કરો: જો તમે દસ્તાવેજને images તરીકે સ્કેન કર્યું અને પછી તેમને PDF માં સંયોજિત કર્યું, તો પરિણામી ફાઇલ અનાવશ્યક રીતે મોટી છે. પહેલા images ના સાઇઝ બદલો, પછી તેમને JPG to PDF નો ઉપયોગ કરીને ફરીથી એકસાથે કરો.
- તેના બદલે cloud storage નો ઉપયોગ કરો: જ્યારે કોઈ compression પણ પર્યાપ્ત ન હોય (ઉદાહરણ તરીકે, 200 MB presentations માટે), ફાઇલ Google Drive, Dropbox, અથવા OneDrive ને અપલોડ કરો અને માત્ર link મોકલો. આવશ્યક email clients આને સીધે support કરે છે.
Provider દ્વારા Email Attachment મર્યાદાઓ
| Email Provider | Max Attachment Size |
|---|---|
| Gmail | 25 MB |
| Outlook / Hotmail | 20 MB |
| Yahoo Mail | 25 MB |
| iCloud Mail | 20 MB |
| Corporate servers | 5-15 MB (varies) |
તમે કોણી Compression Level નો ઉપયોગ કરવો જોઈએ?
તમારી PDF માં કે શું છે તેના પર આધાર રાખે છે:
- Text દસ્તાવેજો (contracts, invoices): Low compression પર્યાપ્ત છે. ફાઇલ સાઇઝ 20-40% બમણું બને છે, અને text બિલકુલ તીક્ષ્ણ રહે છે.
- Images સાથેના દસ્તાવેજો (presentations, brochures): Medium compression આદર્શ છે. તમે 50-70% બચાવો છો કોઈ દૃશ્યમાન તફાવત વિને.
- Scanned પૃષ્ઠોઃ Maximum compression. Scans uncompressed images ધરાવે છે, તેથી ઘટતાનું potential વિશાળ છે – ઘણીવાર 70-90%.
ટાળવાની સામાન્ય ભૂલો
ઘણા લોકો મોટી PDFs ને ગલત રીતે ઠીક કરવાનો પ્રયાસ કરે છે. આમ છે સૌથી વધુ વારવાર કરવાતી ભૂલો:
- PDF ને ZIP કરવું: ZIP compression PDFs પર ક્યાં તો કાર્ય કરતું નથી (3-5% બચત) કારણ કે PDF પહેલાથી partial રીતે compressed format છે. વધુમાં, recipient ને પહેલા archive ને unzip કરવો પડે છે.
- તેના બદલે screenshots લેવા: કેટલાક લોકો દરેક પૃષ્ઠ ના screenshot લે છે અને images મોકલે છે. પરિણામ અપાઠ્ય, unsearchable, અને ઘણીવાર વધુ જગ્યા લે છે.
- Repeated save cycles: કેટલાક editors માં PDF ખોલવું અને સંરક્ષણ કરવું દરેક વાર internal layers ઉમેરે છે. જો તમારી ફાઇલ સમય સાથે વધી ગઈ હોય, તો compression તેને reasonable size માં પાછો લાવશે.
90% કિસ્સાઓમાં, એક ઝડપી compression જ તમને જરૂર છે. કોઈ ચૂકવણી વાળી tools નથી, installation નથી – તમારા browser માં tool ખોલો, તમારી ફાઇલ અપલોડ કરો, અને સેકન્ડમાં તમારી પાસે એક પરિણામ છે જે કોઈ પણ inbox માં ફિટ બને છે.