5 módszer a PDF dokumentumaid rendezéséhez

Miért fontos a PDF rendszerezés?

Egy szabadúszó tervező 47 projekt PDF-et tart egy mappában. Egy könyvelő negyedévenként 200+ számlával küzd. Egy diák több kurzusból gyujt kutatási cikkeket és feladatokat. Rendszer nélkül a megfelelő fájl megtalálása tovább tart, mint maga a feladat.

Ez az öt technika a leggyakoribb PDF rendezési problémákat oldja meg. Mindegyik kevesebb mint egy percet vesz igénybe.

1. Egyesítsd az összetartozó fájlokat egyetlen dokumentumba

A szétszórt, összetartozó fájlok zavart okoznak. Egy álláspályázat, amely öneletrajz.pdf, fedolevel.pdf és referenciák.pdf formájában van felosztva, három nyomon követendő és elküldendő dolgot jelent.

Használd a PDF egyesítése eszközt, hogy kombinálhasd azokat egyetlen fájlba. Húzd a fájlokat a megfelelő sorrendbe, és egyesítsd.

2. Oszd fel a nagy dokumentumokat fókuszált részekre

Egy 150 oldalas alkalmazotti kézikönyv informatikai irányelveket tartalmaz a 45-60. oldalon. Senkinek nincs szüksége a teljes fájlra a Wi-Fi jelszó-irányelv ellenőrzéséhez. Használd a PDF felosztása eszközt a csak releváns oldalak kinyeréséhez.

Ez jól működik éves jelentéseknél (felosztás részlegek szerint), tankönyveknél (felosztás fejezetek szerint) és értekezleti feljegyzéseknél (felosztás dátum szerint).

3. Oldalirány javítása

A beszkennelt dokumentumok a legnagyobb vétkes ebből a szempontból - fekvő táblázatok álló módban beragadva, fejjel lefelé fordított oldalak egy rosszul igazított szkenner adagolóból. A PDF forgatása eszköz egyetlen kattintással javítja az egyes oldalakat vagy a teljes dokumentumot. Javítsd az irányt egyesítés vagy megosztás előtt.

4. Oldalszámok hozzáadása

Több forrásból való fájlok egyesítése után az eredeti oldalszámok nem egyeznek már. Az Oldalszámok hozzáadása eszköz egységes számozást alkalmaz a teljes dokumentumra. Fontos jogi beadványokhoz és bármely dokumentumhoz, amelyről oldalhivatkozással tárgyalnak.

5. Dokumentum metaadatok rendezése

A PDF metaadatok - cím, szerző, tárgy, kulcsszavak - szabályozzák, hogyan jelennek meg a fájlok a keresési eredményekben és a fájlkezelőkben. Egy "Document1" nevű, "User" szerzővel rendelkező fájlt lehetetlen később megtalálni.

Használd a Metaadatok szerkesztése eszközt a tiszta cím, a helyes szerző és a releváns kulcsszavak beállításához. Külső megosztás előtt távolítsd el a belső metaadatokat, mint az eredeti szerző neve.

Eszközkombinációk forgatókönyvek szerint

Mi a legjobb sorrend a PDF eszközök alkalmazásához?

• Először forgass, utána egyesíts - Javítsd az irányt kombinálás előtt
• Felosztás megosztás előtt - Csak azokat az oldalakat vedd ki, amelyekre a fogadónak szüksége van
• Egyesítés tömörítés előtt - Az egyesített fájl egyszeri tömörítési menete jobban eltávolítja a fájlok közötti duplikátumokat
• Oldalszámokat utoljára add hozzá - Mindig az egyesítés és felosztás befejezése után számozd az oldalakat
• Metaadatokat a végén szerkeszd - Állítsd be a végleges címet és a szerzőt az összes többi módosítás elvégzése után

Rendezési ellenőrzőlista

1. Az összes kapcsolódó fájl egyetlen dokumentumba egyesítve
2. Szükségtelen oldalak eltávolítva felosztással
3. Minden oldal helyes irányban
4. Egységes oldalszámozás alkalmazva
5. Metaadatok frissítve egyértelmű cím és szerző megadásával
6. Érzékeny metaadatok eltávolítva külső megosztás előtt
7. Fájl tömörítve, ha 10 MB feletti

Az itt felsorolt összes eszköz a böngésződben fut. Nincs feltöltés, nincs regisztráció. A dokumentumaid az elejétől a végéig az eszközödön maradnak.