PDF электрондық пошта арқылы жіберу оңай болуы керек – файлды қосыңыз, жіберіңіз. Бірақ сіз содан соң өтінесіз: "Attachment too large." Gmail 25 МБ-та қосымталарды шектейді, Outlook 20 МБ-та, ал көптеген корпоративті электрондық пошта жүйелері тіптіеміндай кем болса да болады. Егер сіз сканирленген құжаттарымен, ұсыныстарымен немесе суреттерді қамтитын есептіктермен жұмыс істесеңіз, сіз осы шектеуді тұрақты түрде ұстаңыз.
Осы 5 дәлелденген тәсіл сіздің PDF-ді кез келген inbox-қа сәйкес келмеуге қысқарту үшін – қандай да бір төленген бағдарлама емес, орнатуы талап етілмеген.
PDF файлдары неге осынша үлкен?
PDF-лер әр түрлі себептер бойынша өлшімде өсуі мүмкін. Ең көп кездесетін себептер – ішінарамын өндіктің жоғары резолюциялы суреттер, графикалық дизайн бағдарламасынан қабаттар, ішінара шрифттер немесе сканирленген беттер сығылмаған суреттер ретінде сақталған. Бір сканирленген бет 5-10 МБ салмағы болуы мүмкін, бұл 10 беттік сканирленген құжат оңай түрде 50-100 МБ-ға жетуі мүмкін екенін білдіреді.
Электрондық пошта үшін PDF қысқарту үшін 5 тәсіл
- PDF-ті онлайн сығу: Ең жылдам жолы. Біздің Compress PDF құралын пайдаланыңыз – файлыңызды жүктеңіз, сығу деңгейін таңдаңыз және нәтижесін жүктеп алыңыз. Орташа сығу әдетте файл өлшемінің 50-70%-ін сақтайды анық сапа жоғалтусыз.
- PDF-ті кішірек бөліктерге бөліңіз: Сығудан кейін файл әлі де өте үлкен болса, оны кішірек бөліктерге бөліңіз Split PDF арқылы. Әрбір бөлік жеке қосымта немесе жеке электронды хаттар арқылы жіберіңіз.
- Қажетсіз беттерді алып тастаңыз: Сіз бүтін құжатты жіберудің қажетсіз болуы мүмкін. Split PDF құралын пайдаланып, алушының шын мәнінде қажет ететін беттерді ғана алыңыз.
- Сканирленген беттерді оңтайландырыңыз: Егер сіз құжатты суреттер ретінде сканирленсе және оны PDF-ге қосыңыз болса, алынған файл қажет емесінше үлкен. Сурет өлшемін бірінші көшіріңіз, содан соң оларды JPG to PDF арқылы қайта топтастырыңыз.
- Оның орнына облык сақтауды пайдаланыңыз: Еш сығу жеткіліксіз болған кезде (мәселен, 200 МБ ұсыныстарына), файлды Google Drive, Dropbox немесе OneDrive сайтына жүктеңіз және тек сілтемені жіберіңіз. Көптеген электрондық пошта клиенттері мұны түсініктіктерінше қолдайды.
Дөрекеңмен Электрондық пошта қосымтасының шектеулері
| Email Provider | Max Attachment Size |
|---|---|
| Gmail | 25 MB |
| Outlook / Hotmail | 20 MB |
| Yahoo Mail | 25 MB |
| iCloud Mail | 20 MB |
| Corporate servers | 5-15 MB (varies) |
Сіз Қандай сығу деңгейін қолдануы керек?
Сіздің PDF-де де немесе болып сақталғанына байланысты:
- Мәтін құжаттарын (келісімшарттар, есептіктер): Төмен сығу жеткіліктіктіктіді. Файл өлшемі 20-40%-ке қысқарады және мәтін таусылмастан сақталады.
- Суреттерді қамтитын құжаттарды (ұсыныстар, бомалар): Орташа сығу идеалды болып табылады. Сіз 50-70%-ін сақтайсыз анық айырмашылығысыз.
- Сканирленген беттері: Максимум сығу. Сканирленген беттер сығылмаған суреттерді қамтитындықтан, азайтудың мүмкіндігі үлкен – көбіне 70-90%.
Болғысы келмейтін әдеттегі қателіктер
Көптеген адамдар үлкен PDF-лерді қате түрде түзетінің көйінге тырысады. Осы ең көп кездесетін қателіктер:
- PDF-ті ZIP-ке құю: ZIP сығу PDF-лерде барлық жұмыс істемейді (3-5% сақтау) себебі PDF өзі ішінара сығылған форматы болып табылады. Оның үстіне алушы архивті бірінші ZIP-тен шығаруы керек болады.
- Оның орнына скриншоттар алу: Кейбіреу әрбір бетінің скриншоты қолданады және суреттерді жібереді. Нәтиже оқылмайтын, іздемейтін және ғана бұрын пәннің көбірек орындарын іздігіктіді.
- Қайталану сақтау циклдары: Кейбіреу редакторларда PDF ашу және сақтау өтініштеген ішкі қабаттарды әрбір кезінде ұстамайды. Егер сіздің файл уақыт өтуімен ұзарса, сығу оны ешқандай аңғарсыз өлшеме барлығын орындайды.
90% жағдайда бір ғана жылдам сығу сізге жеткіліктіктіді. Төленген құралдар емес, орнату емес – браузеріңізде құралды ашыңыз, файлыңызды жүктеңіз және секунд ішінде сізде кез келген inbox-қа сәйкес келген нәтиже болады.