5 sposobow na organizowanie dokumentow PDF

Dlaczego organizacja PDF ma znaczenie?

Freelance designer ma 47 projektowych plikow PDF w jednym folderze. Ksiegowy zarza ponad 200 fakturami kwartalnie. Student zbiera artykuly badawcze i zadania z wielu przedmiotow. Bez systemu znalezienie odpowiedniego pliku zajmuje dluzej niz samo zadanie.

Te piec technik rozwiazuje najczestsze problemy z organizacja PDF. Kazda zajmuje mniej niz minute.

1. Polacz powiazane pliki w jeden dokument

Rozproszone pliki, ktore naleza do siebie, tworza zamieszanie. Aplikacja o prace podzielona na resume.pdf, cover_letter.pdf i references.pdf staje sie trzema rzeczami do sledzenia i wysylania.

Uzyj narzedzia Polacz PDF, aby polaczyc je w jeden plik. Przeciagnij pliki do odpowiedniej kolejnosci i polacz. Agent nieruchomosci grupujacy umowy i raporty z inspekcji w jeden pakiet kliencki oszczedza czas przy kazdej transakcji.

2. Podziel duze dokumenty na skupione sekcje

150-stronicowy podrecznik pracownika zawiera zasady IT na stronach 45-60. Nikt nie potrzebuje calego pliku, aby sprawdzic zasady dotyczace hasla Wi-Fi. Uzyj Podziel PDF, aby wyodrebnic tylko istotne strony.

Dziala to dobrze w przypadku raportow rocznych (podzial wedlug dzialu), podrecznikow (podzial wedlug rozdzialu) i protokolow ze spotkan (podzial wedlug daty).

3. Popraw orientacje stron

Zeskanowane dokumenty sa najwiekszymi sprawcami - poziome tabele zablokowane w trybie pionowym, strony do gory nogami z nieprawidlowo ustawionego podajnika skanera. Narzedzie Obrocz PDF naprawia pojedyncze strony lub cale dokumenty jednym kliknieciem. Napraw orientacje przed laczeniem lub udostepnianiem.

4. Dodaj numery stron

Po polaczeniu plikow z wielu zrodel oryginalne numery stron juz nie pasuja. Narzedzie Dodaj numery stron stosuje spojne numerowanie w calym dokumencie. Wybierz pozycje, format (1, 2, 3 lub i, ii, iii) i numer poczatkowy. Wazne dla pism prawnych i kazdego dokumentu, do ktorego ludzie odwoluja sie przez numer strony.

5. Oczys metadane dokumentu

Metadane PDF - tytul, autor, temat, slowa kluczowe - kontroluja sposob wyswietlania plikow w wynikach wyszukiwania i menedzerach plikow. Plik zatytulowany ’Document1’ z autorem ’User’ jest pozniej niemozliwy do znalezienia.

Uzyj Edytuj metadane, aby ustawic wyrazny tytul, poprawnego autora i odpowiednie slowa kluczowe. Przed zewnetrznym udostepnieniem usun wewnetrzne metadane, takie jak imie i nazwisko oryginalnego autora lub historia zmian.

Kombinacje narzedzi wedlug scenariusza

Jaka jest najlepsza kolejnosc stosowania narzedzi PDF?

Kolejnosc stosowania narzedzi ma znaczenie. Postepuj wedlug tych sekwencji, aby uzyskac najlepsze wyniki:

• Najpierw obracaj, potem lacze - Napraw orientacje przed laczeniem, aby nie szukac obroconych stron w wiekszym dokumencie
• Podziel przed udostepnieniem - Wyodrebnij tylko strony, ktorych odbiorca potrzebuje
• Lacze przed kompresja - Jedno przejscie kompresji na polaczonym pliku usuwa duplikaty zasobow miedzy plikami lepiej niz kompresowanie kazdego pliku osobno
• Dodaj numery stron na koniec - Zawsze numeruj strony po zakonczeniu laczenia i dzielenia
• Edytuj metadane na samym koncu - Ustaw ostateczny tytul i autora po wszystkich innych zmianach

Lista kontrolna organizacji

1. Wszystkie powiazane pliki polaczone w jeden dokument
2. Niepotrzebne strony usuniete przez podzial
3. Kazda strona we wlasciwej orientacji
4. Zastosowano spojne numerowanie stron
5. Metadane zaktualizowane z wyraznym tytulem i autorem
6. Wrazliwe metadane usuniete przed zewnetrznym udostepnieniem
7. Plik skompresowany, jesli przekracza 10 MB

Kazde narzedzie wymienione tutaj dziala w Twojej przegladarce. Bez przesylan, bez rejestracji. Twoje dokumenty pozostaja na Twoim urzadzeniu od poczatku do konca.