5 spôsobov, ako organizovať vaše PDF dokumenty

Prečo záleží na organizácii PDF?

Freelance dizajnér má 47 projektových PDF v jednom priečinku. Účtovník žongluje s 200+ faktúrami za štvrťrok. Študent zbiera výskumné práce a zadania naprieč viacerými predmetmi. Bez systému trvá nájdenie správneho súboru dlhšie ako samotná úloha.

Týchto päť techník rieši najčastejšie problémy s organizáciou PDF. Každá zaberie menej ako minútu.

1. Spojte súvisiace súbory do jedného dokumentu

Roztrúsené súbory, ktoré patria k sebe, vytvárajú zmätok. Žiadosť o prácu rozdelená na zivotopis.pdf, motivacny_list.pdf a referencie.pdf sa stáva tromi vecami na sledovanie a posielanie.

Použite nástroj Spojiť PDF na ich kombináciu do jedného súboru. Presuňte súbory do správneho poradia a spojte. Realitný agent balíci zmluvy a inšpekčné správy do jedného klientského balíka ušetrí čas pri každej transakcii.

2. Rozdeľte veľké dokumenty na zamerané časti

150-stránková príručka zamestnanca obsahuje IT politiky na stranách 45–60. Nikto nepotrebuje celý súbor na overenie pravidiel o Wi-Fi hesle. Nástrojom Rozdeliť PDF extrahujte len relevantné stránky.

Funguje to výborne pre výročné správy (rozdelenie podľa oddelení), učebnice (rozdelenie podľa kapitol) a zápisnice zo stretnutí (rozdelenie podľa dátumu).

3. Opravte orientáciu stránok

Naskenované dokumenty sú najväčší hriešnici - tabuľky na šírku zaseknuté v režime na výšku, stránky hore nohami z nesprávne nastaveného podávača skenera. Nástroj Otočiť PDF opraví jednotlivé stránky alebo celé dokumenty jedným kliknutím. Opravte orientáciu pred spájaním alebo zdieľaním.

4. Pridajte čísla strán

Po spojení súborov z viacerých zdrojov pôvodné čísla strán už nesedia. Nástroj Číslovanie strán aplikuje konzistentné číslovanie naprieč celým dokumentom. Vyberte si pozíciu, formát (1, 2, 3 alebo i, ii, iii) a počiatočné číslo. Nevyhnutné pre právne podania a akýkoľvek dokument, o ktorom ľudia diskutujú podľa čísla strany.

5. Vyčistite metadáta dokumentu

Metadáta PDF - názov, autor, predmet, kľúčové slová - určujú, ako sa súbory zobrazujú vo výsledkoch vyhľadávania a správcoch súborov. Súbor s názvom „Dokument1“ a autorom „Používateľ“ je neskôr nemožné nájsť.

Nástrojom Upraviť metadáta nastavte jasný názov, správneho autora a relevantné kľúčové slová. Pred externým zdieľaním odstráňte interné metadáta ako meno pôvodného autora alebo históriu revízií.

Kombinácie nástrojov podľa scenára

Aké je najlepšie poradie na aplikáciu PDF nástrojov?

Poradie, v ktorom nástroje aplikujete, je dôležité. Pre najlepšie výsledky dodržujte tieto postupnosti:

• Najskôr otočte, potom spájajte - Opravte orientáciu pred kombináciou, aby ste nehľadali otočené stránky vo väčšom dokumente
• Rozdeľte pred zdieľaním - Extrahujte len stránky, ktoré príjemca potrebuje
• Spájajte pred kompresiou - Jedna kompresia spojeného súboru odstráni duplicity medzi súbormi lepšie ako kompresia každého súboru zvlášť
• Čísla strán pridávajte na záver - Vždy číslujte stránky až po dokončení spájania a rozdeľovania
• Metadáta upravujte nakoniec - Finálny názov a autora nastavte až po všetkých ostatných zmenách

Kontrolný zoznam organizácie

1. Všetky súvisiace súbory spojené do jedného dokumentu
2. Nepotrebné stránky odstránené rozdelením
3. Každá stránka v správnej orientácii
4. Aplikované konzistentné číslovanie strán
5. Metadáta aktualizované s jasným názvom a autorom
6. Citlivé metadáta odstránené pred externým zdieľaním
7. Súbor skomprimovaný, ak presahuje 10 MB

Každý tu uvedený nástroj beží vo vašom prehliadači. Bez nahrávania, bez registrácie. Vaše dokumenty zostávajú na vašom zariadení od začiatku do konca.