5 mënyra për të organizuar dokumentet tuaja PDF

Pse ka rëndësi organizimi i PDF-ve?

Një dizajner i lirë ka 47 PDF projektesh në një dosje. Një kontabilist menaxhon 200+ fatura në tremujor. Një student mbledh artikuj kërkimesh dhe detyra nëpër kurse të shumta. Pa një sistem, gjetja e skedarit të duhur zgjat më shumë se vetë detyra.

Këto pesë teknika zgjidhin problemet më të zakonshme të organizimit të PDF-ve. Secila zgjat nën një minutë.

1. Bashkoni skedarët e lidhur në një dokument të vetëm

Skedarët e shpërndarë që i përkasin bashkë krijojnë konfuzion. Një aplikim pune i ndarë nëpër resume.pdf, cover_letter.pdf dhe references.pdf bëhet tre gjëra për të ndjekur dhe dërguar.

Përdorni veglën Merge PDF për t’i kombinuar ato në një skedar të vetëm. Tërhiqni skedarët në rend të saktë dhe bashkojini. Një agjent pasurie të paluajtshme që grumbullon kontratat dhe raportet e inspektimit në një paketë klienti kursen kohë në çdo transaksion.

2. Ndajini dokumentet e mëdha në seksione të fokusuara

Një manual punonjësi 150 faqesh përmban politikat e IT në faqet 45-60. Askush nuk ka nevojë për skedarin e plotë për të kontrolluar politikën e fjalëkalimit Wi-Fi. Përdorni Split PDF për të nxjerrë vetëm faqet relevante.

Kjo funksionon mirë për raportet vjetore (ndarë sipas departamentit), tekstet shkollore (ndarë sipas kapitullit) dhe procesverbalin e mbledhjeve (ndarë sipas datës).

3. Rregulloni orientimin e faqeve

Dokumentet e skanuara janë shkelësit më të mëdhenj - tabelat horizontale të ngecura në mënyrë portret, faqet e përmbysura nga një skanim me ushqyerje të keqrealizuar. Vegla Rotate PDF rregullon faqe individuale ose dokumente të tëra me një klik. Rregulloni orientimin para bashkimit ose ndarjes.

4. Shtoni numra faqesh

Pas bashkimit të skedarëve nga burime të shumta, numrat origjinalë të faqeve nuk përputhen më. Vegla Add Page Numbers aplikon numërim të qëndrueshëm nëpër të gjithë dokumentin. Zgjidhni pozicionin, formatin (1, 2, 3 ose i, ii, iii) dhe numrin fillestar. E rëndësishme për depozitat ligjore dhe çdo dokument që njerëzit e diskutojnë duke iu referuar faqeve.

5. Pastroni metadatat e dokumentit

Metadatat PDF - titulli, autori, subjekti, fjalët kyçe - kontrollojnë si shfaqen skedarët në rezultatet e kërkimit dhe menaxherët e skedarëve. Një skedar i titulluar "Document1" me autor "User" është i pamundur të gjendet më vonë.

Përdorni Edit Metadata për të vendosur një titull të qartë, autori të saktë dhe fjalë kyçe relevante. Para ndarjes jashtë, hiqni metadatat e brendshme si emri origjinal i autorit ose historia e rishikimit.

Kombinime vegëlish sipas skenarëve

Cili është rendi më i mirë për të aplikuar veglat PDF?

Rendi në të cilin aplikoni veglat ka rëndësi. Ndiqni këto sekuenca për rezultate më të mira:

• Rrotulloni fillimisht, bashkoni të dytin - Rregulloni orientimin para kombinimit që të mos gjuani faqet e rrotulluara në një dokument më të madh
• Ndajeni para ndarjes - Nxirrni vetëm faqet që marrësi ka nevojë
• Bashkoni para kompresimit - Një kalim kompresimi në një skedar të bashkuar heq dublikatat ndër-skedarëve më mirë se kompresimi i secilit skedar veçmas
• Shtoni numra faqesh të fundit - Numëroni gjithmonë faqet pasi bashkimi dhe ndarja janë të plota
• Redaktoni metadatat në fund - Vendosni titullin dhe autorin përfundimtar pasi të gjitha ndryshimet e tjera janë bërë

Lista kontrolluese e organizimit

1. Të gjithë skedarët e lidhur të bashkuar në një dokument
2. Faqet e panevojshme të hequra nëpërmjet ndarjes
3. Çdo faqe në orientim të saktë
4. Numërim i qëndrueshëm i faqeve i aplikuar
5. Metadatat e përditësuara me titull dhe autor të qartë
6. Metadatat e ndjeshme të hequra para ndarjes jashtë
7. Skedari i kompresuar nëse është mbi 10 MB

Çdo vegël e listuar këtu ekzekutohet në shfletuesin tuaj. Pa ngarkime, pa regjistra. Dokumentet tuaja qëndrojnë në pajisjen tuaj nga fillimi në fund.