5 วิธีในการจัดระเบียบเอกสาร PDF ของคุณ

เหตุใดองค์กร PDF จึงมีความสำคัญ

นักออกแบบอิสระมีไฟล์ PDF ของโครงการ 47 โครงการในโฟลเดอร์เดียว นักบัญชีจัดการใบแจ้งหนี้มากกว่า 200 ใบต่อไตรมาส นักเรียนรวบรวมงานวิจัยและงานที่ได้รับมอบหมายจากหลายหลักสูตร หากไม่มีระบบ การค้นหาไฟล์ที่ถูกต้องจะใช้เวลานานกว่างานจริง

เทคนิคทั้งห้านี้ช่วยแก้ปัญหาองค์กร PDF ที่พบบ่อยที่สุด แต่ละครั้งใช้เวลาไม่เกินหนึ่งนาที

1. รวมไฟล์ที่เกี่ยวข้องเป็นเอกสารเดียว

ไฟล์ที่กระจัดกระจายซึ่งอยู่รวมกันทำให้เกิดความสับสน การสมัครงานที่แยกระหว่าง resume.pdf, cover_letter.pdf และ References.pdf กลายเป็นสามสิ่งที่ต้องติดตามและส่ง

ใช้เครื่องมือ ผสาน PDF เพื่อรวมเป็นไฟล์เดียว ลากไฟล์ไปตามลำดับที่ถูกต้องและรวมเข้าด้วยกัน ตัวแทนอสังหาริมทรัพย์รวมสัญญาและรายงานการตรวจสอบไว้ในแพ็กเก็ตไคลเอนต์เดียว ช่วยประหยัดเวลาในทุกธุรกรรม

2. แบ่งเอกสารขนาดใหญ่ออกเป็นส่วนๆ

คู่มือพนักงาน 150 หน้าประกอบด้วยนโยบายด้านไอทีในหน้า 45-60 ไม่มีใครต้องการไฟล์เต็มเพื่อตรวจสอบนโยบายรหัสผ่าน Wi-Fi ใช้ แยก PDF เพื่อแยกเฉพาะหน้าที่เกี่ยวข้อง

วิธีนี้ใช้ได้ดีกับรายงานประจำปี (แยกตามแผนก) หนังสือเรียน (แยกตามบท) และรายงานการประชุม (แยกตามวันที่)

3. แก้ไขการวางแนวหน้า

เอกสารที่สแกนเป็นปัญหาที่ใหญ่ที่สุด - ตารางแนวนอนค้างอยู่ในโหมดแนวตั้ง หน้าคว่ำลงจากฟีดสแกนเนอร์ที่ไม่ตรงแนว เครื่องมือ หมุน PDF แก้ไขแต่ละหน้าหรือเอกสารทั้งหมดได้ในคลิกเดียว แก้ไขการวางแนวก่อนที่จะรวมหรือแชร์

4. เพิ่มหมายเลขหน้า

หลังจากรวมไฟล์จากหลายแหล่ง หมายเลขหน้าเดิมจะไม่ตรงกันอีกต่อไป เครื่องมือ เพิ่มหมายเลขหน้า ใช้การใส่หมายเลขที่สอดคล้องกันทั่วทั้งเอกสาร เลือกตำแหน่ง รูปแบบ (1, 2, 3 หรือ i, ii, iii) และหมายเลขเริ่มต้น สำคัญสำหรับการยื่นฟ้องทางกฎหมายและเอกสารใดๆ ที่ผู้คนพูดคุยกันโดยการอ้างอิงหน้า

5. ล้างข้อมูลเมตาของเอกสาร

ข้อมูลเมตา PDF - ชื่อ ผู้แต่ง หัวเรื่อง คำหลัก - ควบคุมวิธีที่ไฟล์ปรากฏในผลการค้นหาและตัวจัดการไฟล์ ไม่สามารถค้นหาไฟล์ชื่อ “Document1” ที่มีผู้เขียน “User” ได้ในภายหลัง

ใช้ แก้ไขข้อมูลเมตา เพื่อตั้งชื่อที่ชัดเจน ผู้เขียนที่ถูกต้อง และคำสำคัญที่เกี่ยวข้อง ก่อนที่จะแชร์กับภายนอก ให้ลบข้อมูลเมตาภายใน เช่น ชื่อผู้เขียนต้นฉบับหรือประวัติการแก้ไขออก

การรวมเครื่องมือตามสถานการณ์

ลำดับที่ดีที่สุดในการใช้เครื่องมือ PDF คืออะไร

ลำดับที่คุณใช้เครื่องมือมีความสำคัญ ปฏิบัติตามลำดับเหล่านี้เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด:

• หมุนก่อน รวมวินาที - แก้ไขการวางแนวก่อนที่จะรวม เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องค้นหาหน้าที่หมุนในเอกสารขนาดใหญ่
• แยกก่อนแชร์ - แยกเฉพาะหน้าที่ผู้รับ ความต้องการ
• ผสานก่อนการบีบอัด - หนึ่งผ่านการบีบอัดในไฟล์ที่ผสานจะลบไฟล์ที่ซ้ำกันข้ามไฟล์ได้ดีกว่าการบีบอัดแต่ละไฟล์แยกกัน
• เพิ่มหมายเลขหน้าล่าสุด - ใส่หมายเลขหน้าเสมอหลังจากการรวมและแยกคือ สมบูรณ์
• แก้ไขข้อมูลเมตาที่ส่วนท้าย - ตั้งชื่อเรื่องสุดท้ายและผู้แต่งหลังจากการเปลี่ยนแปลงอื่น ๆ ทั้งหมดเสร็จสิ้น

รายการตรวจสอบองค์กร

1. ไฟล์ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดรวมเป็นหนึ่งเดียว เอกสาร
2. หน้าที่ไม่จำเป็นถูกลบออกโดยการแยก
3. ทุกหน้าอยู่ในการวางแนวที่ถูกต้อง
4. ใช้การกำหนดหมายเลขหน้าที่สอดคล้องกัน
5. ข้อมูลเมตาอัปเดตด้วยชื่อและผู้แต่งที่ชัดเจน
6. ข้อมูลเมตาที่ละเอียดอ่อนถูกลบออกก่อนภายนอก การแชร์
7. ไฟล์บีบอัดหากเกิน 10 MB

ทุกเครื่องมือที่แสดงไว้ที่นี่จะทำงานในเบราว์เซอร์ของคุณ ไม่มีการอัปโหลด ไม่มีการสมัครสมาชิก เอกสารของคุณจะยังคงอยู่ในอุปกรณ์ของคุณตั้งแต่ต้นจนจบ