5 способів упорядкувати PDF-документи

Чому організація PDF має значення?

A позаштатний дизайнер має 47 PDF-файлів проектів в одній папці. Бухгалтер жонглює понад 200 рахунками-фактурами на квартал. Студент збирає дослідницькі роботи та завдання для кількох курсів. Без системи пошук потрібного файлу займає більше часу, ніж справжнє завдання.

Ці п’ять прийомів вирішують найпоширеніші проблеми організації PDF-файлів. Кожен займає менше хвилини.

1. Об’єднайте пов’язані файли в один документ

Розкидані файли, які належать разом, створюють плутанину. Заявка на роботу, розділена на resume.pdf, cover_letter.pdf і references.pdf, стає трьома елементами, які потрібно відстежувати та надсилати.

Використовуйте інструмент Merge PDF, щоб об’єднати їх в один файл. Перетягніть файли в правильному порядку та об’єднайте. Агент з нерухомості об’єднує контракти та звіти про перевірки в один клієнтський пакет, що економить час на кожній транзакції.

2. Розділіть великі документи на цілеспрямовані розділи

A 150-сторінковий довідник для співробітників містить ІТ-політику на сторінках 45-60. Нікому не потрібен повний файл, щоб перевірити політику паролів Wi-Fi. Використовуйте Split PDF, щоб витягнути лише релевантні сторінки.

Це добре працює для річних звітів (розділених за відділами), підручників (розділених за розділами) та протоколів нарад (розділених за датами).

3. Виправити орієнтацію сторінки

Відскановані документи є найбільшими порушниками: альбомні таблиці застрягли в портретному режимі, перевернуті сторінки з неправильно вирівняної подачі сканера. Інструмент Rotate PDF виправляє окремі сторінки або цілі документи в один клік. Виправте орієнтацію перед об’єднанням або наданням спільного доступу.

4. Додайте номери сторінок

Aпісля об’єднання файлів із кількох джерел вихідні номери сторінок більше не збігаються. Інструмент AAdd Page Numbers застосовує узгоджену нумерацію по всьому документу. Виберіть позицію, формат (1, 2, 3 або i, ii, iii) і початковий номер. Важливо для юридичних документів і будь-яких документів, які люди обговорюють за посиланням на сторінку.

5. Очистити метадані документа

PDF метадані - назва, автор, тема, ключові слова - контролюють відображення файлів у результатах пошуку та менеджерах файлів. Файл під назвою «Документ1» із автором «Користувач» неможливо знайти пізніше.

Використовуйте Редагувати метадані, щоб установити чітку назву, правильного автора та відповідні ключові слова.Перш ніж ділитися зовнішніми користувачами, видаліть внутрішні метадані, як-от ім’я оригінального автора чи історію редагувань.

Комбінації інструментів за Сценарій

Який найкращий порядок застосування PDF Інструменти?

Порядок застосування інструментів має значення. Щоб отримати найкращі результати, дотримуйтесь цієї послідовності:

• Спочатку оберніть, потім об’єднайте – виправте орієнтацію перед об’єднанням, щоб не шукати перевернуті сторінки у більшій document
• Розділити перед спільним доступом - Витягніть лише ті сторінки, які потрібні одержувачу
• Об’єднати перед стисненням - Один прохід стиснення об’єднаного файлу видаляє міжфайлові дублікати краще, ніж стиснення кожного файлу окремо
• Aдодати номери сторінок останніми - Завжди нумеруйте сторінки після завершення об’єднання та розділення
• Редагувати метадані на end – встановіть остаточну назву та автора після внесення всіх інших змін

Контрольний список організації

1. Aусі пов’язані файли об’єднано в один документ
2. Непотрібні сторінки видалено через розділення
3. Кожна сторінка в правильній орієнтації
4. Застосовується послідовна нумерація сторінок
5. Метадані оновлені з чіткою назвою та автор
6. Конфіденційні метадані видалено перед зовнішнім доступом
7. Файл стиснено, якщо понад 10 МБ

Кожен із перелічених тут інструментів працює у вашому браузері. Ні завантажень, ні реєстрацій. Ваші документи залишаються на вашому пристрої від початку до кінця.