5 cách để sắp xếp tài liệu PDF của bạn

Tại sao tổ chức PDF lại quan trọng?

A Nhà thiết kế tự do có 47 tệp PDF dự án trong một thư mục. Một kế toán xử lý hơn 200 hóa đơn mỗi quý. Một sinh viên thu thập các tài liệu nghiên cứu và bài tập trong nhiều khóa học. Nếu không có hệ thống, việc tìm đúng tệp sẽ mất nhiều thời gian hơn nhiệm vụ thực tế.

Năm kỹ thuật này giải quyết các vấn đề tổ chức PDF phổ biến nhất. Mỗi lần mất chưa đến một phút.

1. Hợp nhất các tệp liên quan thành một tài liệu

Các tệp rải rác thuộc về nhau tạo ra sự nhầm lẫn. Đơn xin việc được chia thành sơ yếu lý lịch.pdf, cover_letter.pdf và tài liệu tham khảo.pdf trở thành ba thứ cần theo dõi và gửi.

ZSử dụng công cụ Merge PDF để kết hợp chúng thành một tệp duy nhất. Kéo các tập tin vào đúng thứ tự và hợp nhất. Một đại lý bất động sản gộp các hợp đồng và báo cáo kiểm tra vào một gói khách hàng giúp tiết kiệm thời gian cho mỗi giao dịch.

2. Chia các tài liệu lớn thành các phần tập trung

A Sổ tay nhân viên 150 trang chứa các chính sách CNTT ở trang 45-60. Không ai cần tệp đầy đủ để kiểm tra chính sách mật khẩu Wi-Fi. Sử dụng Split PDF để chỉ trích xuất các trang có liên quan.

Điều này phù hợp với các báo cáo hàng năm (chia theo phòng ban), sách giáo khoa (chia theo chương) và biên bản cuộc họp (chia theo ngày).

3. Sửa hướng trang

Tài liệu được quét là nguyên nhân lớn nhất - bảng nằm ngang bị kẹt ở chế độ dọc, các trang lộn ngược từ nguồn cấp dữ liệu máy quét bị lệch. Công cụ Rotate PDF sửa từng trang riêng lẻ hoặc toàn bộ tài liệu chỉ bằng một cú nhấp chuột. Sửa hướng trước khi hợp nhất hoặc chia sẻ.

4. Thêm số trang

Sau khi hợp nhất các tệp từ nhiều nguồn, số trang gốc không còn khớp nữa. Công cụ Thêm số trang áp dụng cách đánh số nhất quán trên toàn bộ tài liệu. Chọn vị trí, định dạng (1, 2, 3 hoặc i, ii, iii) và số bắt đầu. Quan trọng đối với các hồ sơ pháp lý và bất kỳ tài liệu nào mà mọi người thảo luận bằng cách tham khảo trang.

5. Dọn dẹp siêu dữ liệu tài liệu

PDF siêu dữ liệu - tiêu đề, tác giả, chủ đề, từ khóa - kiểm soát cách tệp xuất hiện trong kết quả tìm kiếm và trình quản lý tệp. Sau này không thể tìm thấy tệp có tiêu đề “Tài liệu1” với tác giả “Người dùng”.

Sử dụng Chỉnh sửa Siêu dữ liệu để đặt tiêu đề rõ ràng, đúng tác giả và từ khóa có liên quan.Trước khi chia sẻ ra bên ngoài, hãy xóa siêu dữ liệu nội bộ như tên tác giả gốc hoặc lịch sử sửa đổi.

Kết hợp công cụ theo kịch bản

Thứ tự tốt nhất để áp dụng các công cụ PDF là gì?

Thứ tự bạn áp dụng các công cụ rất quan trọng. Thực hiện theo các trình tự sau để có kết quả tốt nhất:
Xoay trước, hợp nhất thứ hai
• - Sửa hướng trước khi kết hợp để bạn không tìm kiếm các trang được xoay trong tài liệu lớn hơn
Tách trước chia sẻ
• - Chỉ trích xuất các trang mà người nhận cần
Merge trước khi nén
• - Một lần nén trên một tệp đã hợp nhất sẽ loại bỏ các tệp trùng lặp chéo tệp tốt hơn so với nén từng tệp riêng biệtZZThêm số trang Last
- Luôn đánh số trang sau khi hợp nhất và chia tách hoàn tất
• Chỉnh sửa siêu dữ liệu ở cuối
- Đặt tiêu đề và tác giả cuối cùng sau khi thực hiện tất cả các thay đổi khác

Organization Danh sách kiểm tra

Tất cả các tệp liên quan được hợp nhất thành một tài liệu
Các trang không cần thiết đã bị xóa thông qua tách
Mỗi trang đều đúng hướng
Trang nhất quán áp dụng đánh số
Metadata được cập nhật với tiêu đề và tác giả rõ ràng
Siêu dữ liệu nhạy cảm đã bị xóa trước khi chia sẻ ra bên ngoài
Tệp được nén nếu trên 10 MB

Mọi công cụ được liệt kê ở đây đều chạy trong trình duyệt của bạn. Không tải lên, không đăng ký. Tài liệu của bạn luôn ở trên thiết bị của bạn từ đầu đến cuối.