5 viisi oma PDF-dokumentide korrastamiseks

Miks on PDF-dokumentide korrastamine oluline?

Vabakutselisel disaineril on ühes kaustas 47 projektipõhist PDF-i. Raamatupidajal on kvartalis üle 200 arve. Üliõpilane kogub uurimistöid ja ülesandeid mitme kursuse lõikes. Ilma süsteemita võtab õige faili leidmine kauem aega kui tegelik ülesanne.

Need viis tehnikat lahendavad levinumaid PDF-korrastuse probleeme. Igaüks neist võtab alla minuti.

1. Ühenda seotud failid üheks dokumendiks

Hajutatud failid, mis kuuluvad kokku, tekitavad segadust. Tööavaldus, mis on jagatud failideks resume.pdf, cover_letter.pdf ja references.pdf, muutub kolmeks jälgitavaks ja saadetavaks asjaks.

Kasuta Merge PDF tööriista nende ühendamiseks üheks failiks. Lohista failid õigesse järjekorda ja ühenda. Kinnisvaramaakler, kes koondab lepingud ja ülevaatusaruanded üheks kliendipaketiks, säästab iga tehinguga aega.

2. Jaga suured dokumendid fookustatud osadeks

150-leheküljeline töötajate käsiraamat sisaldab IT-poliitikaid lehekülgedel 45–60. Keegi ei vaja täit faili WiFi-parooli reegli kontrollimiseks. Kasuta Split PDF, et eraldada ainult asjakohased leheküljed.

See toimib hästi aastaaruannete (jaga osakonna kaupa), õpikute (jaga peatüki kaupa) ja koosolekute protokollide (jaga kuupäeva kaupa) puhul.

3. Paranda lehekülje orientatsiooni

Skaneeritud dokumendid on suurimad süüdlased — maastikusuunalised tabelid portreesuunalises režiimis, pealpool alla olevad leheküljed valesti joondunud skannerisöötjast. Rotate PDF tööriist parandab üksikuid lehekülgi või kogu dokumendi ühe klõpsuga. Paranda orientatsioon enne ühendamist või jagamist.

4. Lisa leheküljenumbrid

Pärast mitme allika failide ühendamist ei klapi algsed leheküljenumbrid enam. Add Page Numbers tööriist rakendab ühtse nummerdamise kogu dokumendi ulatuses. Vali asukoht, formaat (1, 2, 3 või i, ii, iii) ja algnumber. Oluline juriidilistele esitistele ja kõikidele dokumentidele, mida inimesed leheküljeviidete kaudu arutavad.

5. Puhasta dokumendi metaandmed

PDF-metaandmed — pealkiri, autor, teema, märksõnad — kontrollivad, kuidas failid ilmuvad otsingutulemustes ja failihaldureis. Faili, mille pealkiri on „Dokument1" ja autor „Kasutaja", on hiljem võimatu leida.

Kasuta Edit Metadata, et seada selge pealkiri, õige autor ja asjakohased märksõnad. Enne välist jagamist eemalda sisemised metaandmed nagu algse autori nimi või versiooniloend.

Tööriistade kombinatsioonid stsenaariumide kaupa

Mis on parim järjekord PDF-tööriistade rakendamiseks?

Tööriistade rakendamise järjekord on oluline. Järgi neid järjestusi parimate tulemuste saamiseks:

• Pööra esmalt, ühenda teisena - Paranda orientatsioon enne ühendamist, et sa ei peaks suuremast dokumendist pööratud lehekülgi otsima
• Jaga enne jagamist - Eralda ainult need leheküljed, mida adressaat vajab
• Ühenda enne tihendamist - Üks tihendamisläbiminek ühendatud failil eemaldab failidevahelisi duplikaate paremini kui iga faili eraldi tihendamine
• Lisa leheküljenumbrid viimasena - Nummerda leheküljed alati pärast ühendamise ja jagamise lõpetamist
• Muuda metaandmeid lõpus - Sea lõplik pealkiri ja autor pärast kõikide muudatuste tegemist

Korrastamise kontrollnimekiri

1. Kõik seotud failid on ühendatud üheks dokumendiks
2. Mittevajalikud leheküljed on jagamise teel eemaldatud
3. Iga lehekülg on õiges suunas
4. Ühtne leheküljenummerdamine on rakendatud
5. Metaandmed on uuendatud selge pealkirja ja autoriga
6. Tundlikud metaandmed on enne välist jagamist eemaldatud
7. Fail on tihendatud, kui suurus ületab 10 MB

Kõik siin loetletud tööriistad töötavad sinu brauseris. Üleslaadimist pole, registreerumist pole. Sinu dokumendid jäävad algusest lõpuni sinu seadmesse.